La prise de références : comment l'intégrer à vos recrutements ?

Avant d'embaucher un nouveau collaborateur, une entreprise ou un cabinet de recrutement a besoin de vérifier que la personne correspond au profil du poste à pourvoir, grâce à une prise de références. Celle-ci fait partie du processus de recrutement et permet d'éviter les erreurs de casting et les coûts engendrés. Si certains employeurs n'y ont pas recours car contraignante et chronophage, les cabinets de recrutement et consultants l'intègrent systématiquement dans leur processus d'embauche. Quels sont les objectifs précis de la prise de références ? Comment la mettre en œuvre pour recruter un candidat ? Quelles sont les obligations légales ? Voici quelques conseils pour réussir sa prise de références et mener un recrutement efficace. 

En quoi consiste la prise de références ?

Étape optionnelle pour recruter efficacement, la prise de références répond à certains critères.

Définition

La prise de références permet à l'employeur de s'assurer qu'il recrute la bonne personne sur un poste. Elle lui sert à vérifier la véracité des informations données par le postulant mais aussi à approfondir sa connaissance du candidat en termes de compétences techniques et de soft skills, en interrogeant d'anciens contacts de son environnement professionnel.

Pour ce faire, le recruteur demande au candidat de fournir des références, c'est-à-dire les coordonnées des personnes rencontrées au cours de ses expériences professionnelles : anciens collaborateurs, managers, mais aussi clients, partenaires, ou fournisseurs que le futur employeur pourra contacter. Si le postulant a mentionné des noms dans son dossier de candidature, il est cependant indispensable de lui demander son accord pour la prise de références, de préférence sous la forme d'une autorisation écrite signée. 

Une prise de références encadrée par la loi

Les « méthodes et techniques d'aide au recrutement » sont encadrées par le Code du travail. Ainsi, « tout employeur souhaitant s'enquérir des références d'un candidat doit préalablement lui demander l'autorisation » (article L. 1221-8-et L. 1221-9 du Code du travail). De plus, la prise de références et les informations recueillies lors de cette démarche doivent respecter les recommandations de la CNIL et le règlement européen 2016/679 relatif à la protection des données personnelles.

En cas de non respect de la vie privée du candidat, ou d'absence d'autorisation, l'employeur encourt des sanctions judiciaires. Il est possible de saisir la CNIL ou de poursuivre l'employeur  devant le conseil des Prud’hommes. C'est pourquoi, il est fortement recommandé de faire signer une autorisation au candidat.

Attention aux prises de références sauvages !

Faire une prise de références nécessite obligatoirement l'accord du candidat. De plus, toute question d'ordre privé est interdite. Attention donc à ne pas pratiquer de prises de références « sauvages ». Il est en effet tentant pour les recruteurs qui disposent d'un important réseau de poser des questions de manière informelle sur tel ou tel collaborateur, au cours d'une réunion ou d'un afterwork. Cela est prohibé, puisque l'accord du candidat est indispensable. 

Quelles informations recueillir ?

La loi précise que les informations demandées au candidat « ne peuvent avoir comme finalité que d'apprécier sa capacité à occuper l'emploi proposé ou ses aptitudes professionnelles. » De plus, elles « doivent présenter un lien direct et nécessaire » avec le poste à pourvoir (article L.1221-6). En outre, chaque candidat est également tenu de répondre de manière honnête aux demandes d'informations qui lui sont faites^[1]. 

Les objectifs de la prise de références 

Dans le processus d'embauche d'un cadre, 9 entreprises sur 10 ont recours à la vérification des références ou des diplômes et qualifications^[2]. 

Pourquoi contrôler les références ?

Nombreux candidats potentiels ont tendance à embellir leur CV, notamment en mentionnant un diplôme qu'ils n'ont pas validé ou une compétence non acquise. Les enjeux pour l'entreprise sont donc importants et le contrôle de références limite les risques d'erreurs de recrutement, en particulier pour les postes à responsabilités.

Si les motivations du candidat ont pu être vérifiées lors d'un entretien de recrutement, sa personnalité et son parcours professionnel peuvent nécessiter une analyse approfondie. Il s'agit entre autres d'interroger un ancien employeur sur les compétences techniques et sur les soft skills de son ex-collaborateur. Ainsi, la prise de références permet au recruteur de vérifier la capacité du candidat à occuper le poste à pourvoir, et qu'il correspond bien au profil recherché et à la culture d'entreprise. Elle permet de confirmer ou d'infirmer sa première impression, d'objectiver son ressenti ou de limiter les biais cognitifs vis-à-vis de candidats, en apportant un regard extérieur avec des éléments concrets.

Quand réaliser la prise de références ?

Parmi les différentes étapes du process de recrutement (sourcing, présélection des candidatures, premier entretien de sélection, second entretien, tests), la prise de références intervient en général  lors de la phase finale, avant la rédaction d'une éventuelle promesse d'embauche. Elle est à considérer comme une aide à la décision, qui contribue à sécuriser les recrutements.

Chronophage, il est préférable de la limiter aux candidats en short list, notamment pour départager les meilleurs profils. Bien menée, elle permet de recruter les bons candidats. 

Préparer sa prise de références

Pour préparer votre entretien, vous devez identifier le bon référent, et établir un premier contact avec une demande de rendez-vous, d'une durée de 15 mn à 30 mn. Optez de préférence pour un entretien téléphonique. En effet, échanger de vive voix permet d'identifier le ton employé par votre interlocuteur, ses hésitations, et de pratiquer une écoute active.

Il est essentiel de préparer cet entretien en s'appuyant sur des éléments factuels qui permettent de vérifier l'exactitude du curriculum vitae et le parcours professionnel du candidat. Ainsi, les  questions posées servent à vérifier les soft skills et les compétences techniques. Ces questions concernent notamment :

•   la fonction occupée

•   les missions réalisées

•   la nature et la durée du contrat de travail (CDI, CDD), ainsi que le motif de départ

•   les compétences professionnelles, les points forts et faibles,

•   les résultats obtenus

•   l'évolution dans l'entreprise

•   les relations de travail (travail d'équipe, savoir-être, management...)

Poser les bonnes questions, de préférence des questions ouvertes ou qui n'induisent pas de réponse orientée, aide à recruter les meilleurs talents pour l'entreprise.

Exemples de questions :

•   Avez-vous travaillé avec ce candidat(e) ? Si oui, quelles étaient ses missions ?

•   Combien de temps a-t-il occupé le poste ?

•   Et si c'était à refaire, le recruteriez-vous à nouveau ?

•   Est-ce que vous le recommandez pour le poste proposé ?

Comment interpréter les feedbacks ?

Il peut être nécessaire de prendre du recul sur les retours effectués par des ex-employeurs, ainsi que de corroborer les points abordés.

Les précautions à prendre

Généralement, un candidat choisit de donner les coordonnées d'un ancien employeur avec lequel son expérience professionnelle s'est plutôt bien passée et qu'il aura prévenu au préalable. Certains candidats anticipent cette étape avec une lettre de recommandation. De fait, les retours peuvent être tronqués et renvoyer une image faussée de l'ancien salarié que vous envisagez comme une potentielle future recrue. L'effet « copinage » peut également enjoliver le discours des anciens collègues. D'où l'intérêt de vérifier les références professionnelles auprès de plusieurs employeurs, et, de préférence, des responsables hiérarchiques, voire des ex-formateurs s'il s'agit de jeunes diplômés. En fonction du secteur d’activité, cela peut être plus significatif d'avoir le retour d'un opérationnel ou d'un client plutôt que d'un DRH.

Différents cas de figure

Autre exemple de retour : un ex-employeur peut se montrer complaisant, tenir un discours très positif, alors qu'il est ravi d'être débarrassé de son ancien salarié. Un chargé de recrutement doit parfois décrypter le discours et mener alors un vrai travail d'investigation. Il est essentiel d'installer un climat de confiance avec son interlocuteur pour faire la part des choses. Inversement, lorsqu'un collaborateur est parti, certains salariés peuvent avoir la critique plus facile. Il convient de rester prudent car il est interdit de discriminer, de parler de la vie privée d'un candidat. Celui-ci peut demander des dommages et intérêts s'il s'estime victime d'un préjudice (article 1240 du Code civil).

Que faire en cas de retour négatif ?

Il n'est pas toujours facile de faire la part des choses, quand on ignore le contexte et la véritable relation de travail entre deux collaborateurs. Ainsi, en cas de retour négatif, il est impératif d'approfondir la problématique rencontrée et de demander des exemples. De plus, il est fortement recommandé de réaliser plusieurs prises de références auprès d'anciens employeurs.

En parallèle, collecter des informations sur Linkedin permet de retracer le parcours professionnel et d'effectuer des recoupements, en complément des entretiens de recrutement et d'une prise de référence professionnelle. On peut également trouver sur le profil d'un candidat des références professionnelles nominatives.

Comment concilier prise de références et expérience candidat optimale ?

La prise de références peut sembler invasive et incompatible avec la relation de confiance à installer entre employeur et futur collaborateur. C'est pourquoi, il est essentiel de rendre la démarche totalement transparente et d'expliciter les techniques de recrutement utilisées dans la prise de références du candidat.

Comment demander des contacts au candidat ?

Commencez par rassurer le candidat sur le cadre légal de la démarche et sur le fait qu'elle est courante. Après avoir obtenu son accord (il peut refuser), vous pouvez lui demander de donner les références des personnes à contacter. Pour une expérience candidat optimale, il est important de limiter les prises de contact aux références indiquées par le postulant et d'éviter la prise de références auprès de l'employeur actuel afin de ne pas le mettre en défaut. De plus, il peut être utile d'interroger le candidat au préalable sur ce qu'il pense que ses référents vont dire. En effet, un candidat peut également craindre un avis négatif de la part d'un ancien employeur. Dans cette éventualité, le responsable du recrutement doit lui expliquer qu'il est capable de faire la part des choses.

Faire un retour au candidat

Après avoir contacté les référents, il est important de faire un retour au candidat, qu'il soit positif ou négatif, afin de préserver la transparence de la démarche. C'est l'occasion de le rassurer sur votre capacité d'analyse et de lui rappeler la confidentialité des informations obtenues. Si le bilan est positif, il se sentira valorisé. À l'inverse, des retours négatifs nécessitent un échange approfondi afin d'obtenir son point de vue. 

Outil de recrutement à part entière, la prise de références est aujourd'hui régulièrement pratiquée, notamment sur les postes à responsabilités. À condition de respecter le cadre légal, elle représente une aide à la décision qui permet aux entreprises de mieux recruter.