Mode d'emploi : Que demander (ou pas) en entretien d'embauche ?

Au cours d'un premier entretien, qu’il s’agisse d’un entretien vidéo, d’un entretien téléphonique ou en présentiel, le recruteur cherche souvent à rassurer le candidat stressé, par le biais d'un échange informel. Il est parfois tentant d'aborder la sphère privée pour faire plus ample connaissance. Mais pour s’assurer du bon déroulement des entretiens, il convient cependant de rester prudent car certaines questions posées en entretien d'embauche sont strictement interdites. Voici quelques conseils pour respecter le cadre prévu par la loi et réussir vos entretiens.

Les questions interdites en entretien d'embauche

Il convient avant tout de distinguer l'étape de sélection avec les informations que le futur employeur pourra demander par la suite, lorsque l'engagement du candidat sera formalisé.

Que dit la loi ?

« Les informations demandées, sous quelque forme que ce soit, au candidat à un emploi ne peuvent avoir comme finalité que d'apprécier sa capacité à occuper l'emploi proposé ou ses aptitudes professionnelles[1] » (Article L1221-6 du code du travail).

Les questions à proscrire

Dans le cadre d'un entretien d'embauche, différents sujets sont à proscrire en raison de la protection des données personnelles et des risques de discrimination encourus.

• La situation personnelle du candidat, au nom du respect de la vie privée

Êtes-vous célibataire ?

Avez-vous des enfants ? Projetez-vous d'en avoir ?

Par ailleurs, la grossesse ne constitue pas une raison légitime pour refuser l'embauche d'une salariée. Retenez qu'une candidate n’est pas tenue par la loi de vous signaler une grossesse en cours.

• ‍L'orientation sexuelle

Êtes-vous homosexuel(le) ?

L'orientation sexuelle d'un candidat ne concerne aucunement l'employeur et relève de la vie privée. Aborder ce point lors d'un entretien professionnel est strictement interdit.

• ‍La religion

Croyez-vous en Dieu ?

Les croyances religieuses, tout autant que l'athéisme, appartiennent au domaine privé.

En plus d’être une pratique discriminatoire illégale, poser une de ces questions interdites lors d’un entretien d’embauche nuit à votre marque employeur. Retenez que soigner l’expérience candidat fait aussi partie des bonnes pratiques RSE en recrutement.

• ‍La santé

Avez-vous des problèmes de santé ?

Souffrez-vous d'un handicap ? Si oui, lequel ?

La question peut paraître incongrue mais face à un handicap visible, par exemple, l'employeur peut s'interroger sur la nécessité ultérieure d'un aménagement du poste de travail.

Toutefois, le recruteur ne doit pas préjuger de l'état de santé d'un candidat et le traiter de manière équitable, d'autant plus qu'il fait passer un entretien professionnel et qu’il n'est pas compétent pour déclarer celui-ci apte ou inapte à un poste de travail.

Pour vous assurer de son aptitude réelle, réalisez sa visite médicale d’embauche (VIP : visite d’information et de prévention) le plus tôt possible et avant la fin de la période d’essai. Attention, parfois la loi prévoit que cette visite doit être réalisée avant le premier jour travaillé.

• ‍L'apparence physique

Quelle est votre taille ? Combien pesez-vous ?

Au moment de réaliser l’entretien, rappelez-vous que les questions concernant l'apparence physique sont également illicites, sauf exception. En effet, le Code du travail admet la possibilité de différences de traitement, « lorsqu'elles   répondent à une exigence professionnelle essentielle et déterminante et pour autant que l'objectif soit légitime et l'exigence proportionnée »[2]. En fonction du type de poste, comme mannequin ou jockey, notamment, l'apparence physique s'avère une exigence professionnelle essentielle. Dans ces cas uniquement, l’apparence peut être prise en compte pour passer un entretien.

• ‍L'âge

Quel âge avez-vous ? Pourquoi n’avez-vous pas mis votre âge sur votre CV ? 

Cette question est à double tranchant puisqu'elle peut être discriminatoire ou pas pour un entretien.

En effet, si l'âge ne doit pas être un élément déterminant dans un recrutement, il existe des exceptions relatives à la préservation de la santé ou de la sécurité des travailleurs. 

Par exemple, le travail de nuit n'est pas autorisé aux mineurs de moins de 18 ans, sauf dans le secteur d'activité de la boulangerie. 

D’autre part, un âge maximum peut être requis lorsque le poste nécessite une formation ou une période d’emploi raisonnable avant la retraite (article L.1133-2 du Code du travail). En dehors de ces cas, demander à un candidat son âge représente un élément discriminatoire. Cette question est à proscrire pendant les entretiens.

• ‍Les opinions politiques et/ou les appartenances syndicales

Pour qui avez-vous voté lors des dernières élections ?

Êtes-vous membre d'un syndicat ?

Tout comme la religion, l'orientation sexuelle, ce type d'information appartient à la sphère privée et ne doit pas être demandé lors d’une entrevue d’embauche.

• ‍L’origine

De quel pays êtes-vous originaire ?

Avez-vous la nationalité française ?

Notons que les remarques sur le patronyme ou l'origine sociale d'une personne habitant un quartier défavorisé, par exemple, sont aussi des formes de discrimination.

En résumé, environ 25 critères de discrimination sont prohibés par la loi : l’âge, l’apparence physique, l’appartenance ou non à une ethnie, une nation, une race, une religion, l’état de santé, la grossesse, la situation de famille, le handicap, le patronyme, le sexe, les activités syndicales, les opinions politiques, l’orientation sexuelle... Il faudra donc préparer des questions qui respectent le cadre législatif pour un entretien d’embauche réussi.

Quels documents pouvez-vous demander ?

Seules les compétences sont déterminantes pour juger de la capacité d'un candidat à occuper le poste convoité. Ainsi, durant les entretiens de sélection, les informations récoltées ne doivent servir qu'à valider ces compétences.

Une fois la décision prise d'embaucher un nouveau collaborateur, vous êtes autorisé, en tant que futur employeur, à demander ce qui peut servir à la DPAE, à l'élaboration du contrat de travail et à la constitution du dossier du personnel, les éléments certifiant la véracité des informations contenues dans le CV : certificat de travail, copie des diplômes... Certains documents sont plus sensibles que d'autres :

• ‍Un extrait du casier judiciaire

Selon le principe de minimisation des données, vous pouvez demander à consulter un extrait de casier judiciaire à condition que le lien soit direct et nécessaire avec le poste à pourvoir : professions en contact avec des mineurs, fonctionnaire, agent de sécurité, par exemple. Le refus d'un candidat de communiquer un extrait de son casier ne justifie pas son éviction du processus de recrutement, sauf pour les professions réglementées.

• ‍Le permis de conduire

Dans la même logique, lors de l'entretien RH de sélection, vous ne pouvez demander au candidat s'il possède le permis de conduire que si le poste proposé nécessite la conduite d'un véhicule. De plus, vous n'êtes pas autorisé à lui demander le nombre de points restants, ces informations relevant d'un caractère personnel.‍

• ‍Le certificat de travail   

Un certificat de travail, délivré par un précédent employeur, et qui confirme l’existence de la relation de travail, sa durée, la nature du contrat et la nature du poste occupé, suffit en principe à attester de l’expérience professionnelle du candidat. Il peut donc être demandé à un candidat lors de l’entretien professionnel. 

• ‍Un bulletin de salaire

Un bulletin de paie, en revanche, contient de très nombreuses informations non pertinentes pour apprécier l’aptitude du candidat à occuper le poste proposé (le montant des salaires, des renseignements éventuels sur les jours non travaillés en raison d’un arrêt maladie, d’un évènement personnel ou de l’exercice du droit de grève, des références telles que des coordonnées bancaires de la personne, etc.). De ce fait, la collecte des bulletins de paie par un recruteur apparaît disproportionnée et incompatible avec les exigences légales. Ces documents ne devraient pas être demandés au candidat. Le candidat peut toutefois transmettre un bulletin de paie au recruteur, de sa propre initiative, afin d’attester de son niveau de rémunération. Il conviendra alors de lui demander de masquer les informations non pertinentes.

• ‍La prise de références

Le contrôle de références a pour objectif de vérifier les informations données par le candidat au cours de l’entretien sur ses expériences professionnelles passées et de guider la prise de décision finale. Il est autorisé à condition d'en avoir au préalable informé le candidat[6]. Il doit servir à recueillir uniquement des informations professionnelles, et non pas personnelles.

À quel moment collecter les données ? 

Les besoins d’un recruteur vont évoluer au fur et à mesure de l’avancée du processus du recrutement. De ce point de vue, deux grandes phases peuvent être distinguées :

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• la phase de sélection pendant laquelle le recruteur cherche à collecter des données lui permettant de s’assurer des compétences et des qualités professionnelles du candidat ; 
• la phase de conclusion du contrat, pendant laquelle le recruteur doit, pour répondre à ses obligations légales, effectuer diverses démarches administratives et collecter des données nécessaires à la formalisation du contrat de travail. 

Au regard du principe de minimisation des données, cette distinction permet de décider du moment à partir duquel la collecte de certaines données devient pertinente : s’il est en effet nécessaire qu’un candidat retenu communique à son futur employeur son numéro de sécurité sociale, sa domiciliation bancaire et son adresse postale, la communication de ces informations ne doit pas être demandée à l’ensemble des candidats (dont le recruteur sait que certains ne seront pas retenus) pendant la phase de sélection des entretiens d’embauche. Si ces informations ont été communiquées spontanément par les candidats, il appartient au recruteur de prendre, dans la mesure du possible, les mesures nécessaires pour ne pas les traiter. 

Ce n’est que lorsque le candidat est engagé par l'entreprise, que les services RH pourront collecter des informations complémentaires nécessaires à la gestion du personnel (p. ex. : numéro de sécurité sociale, coordonnées bancaires, justificatif de domicile, coordonnées de personnes à prévenir en cas d’urgence), à l’organisation du travail (p. ex. : photographie facultative du salarié pour figurer dans un annuaire) et à l’action sociale (p. ex. : informations concernant les ayants droit du salarié pour l’organisation du Noël des enfants). Ces informations ne devraient donc pas être collectées au stade du recrutement.

Des différences de traitement entre les candidats peuvent-elles être autorisées ? 

L’article L. 1133-1 du code du travail précise que certaines différences de traitement entre candidats peuvent être admises lorsqu'elles répondent à une exigence professionnelle essentielle et déterminante et pour autant que l'objectif soit légitime et l'exigence proportionnée. 

‍Exemples

La notion d’apparence physique couvre des caractéristiques très larges, qui peuvent concerner aussi bien la morphologie, la beauté, la tenue vestimentaire, le style de la personne. Dans certaines situations délimitées, la loi autorise des conditions liées à l’apparence physique pour exercer un emploi, si elles sont strictement nécessaires au vu des missions à accomplir et en cohérence avec le but recherché (articles 225-3 du code pénal, L. 1121-1 et L. 1133-1 du code du travail). L’exercice de certains métiers requiert des attributs corporels bien définis, ce sont des « exigences professionnelles essentielles et déterminantes », par exemple pour les métiers du spectacle ou les métiers d’image (mannequins). Par exception, le règlement intérieur peut aussi prévoir des restrictions et des obligations vestimentaires notamment pour des motifs d’hygiène et de sécurité : port obligatoire de gants, de casque, ou encore interdiction de port de bijoux incompatible avec l’équipement obligatoire.

Certaines différences de traitement fondées sur des critères discriminatoires peuvent être admises par le code du travail et peuvent donc faire partie des questions d’entretien : 

• ‍lorsque la loi le prévoit expressément pour une situation particulière :

Par exemple, pour le critère de l’âge, il est interdit de recruter des salariés de moins de 18 ans pour procéder à certaines catégories de travaux en raison du danger que ceux-ci représentent pour eux (articles D. 4153-20 et s. du code du travail). 

• lorsqu’elles répondent à une exigence professionnelle essentielle et déterminante pour le poste concerné et pour autant que l'objectif soit légitime et l'exigence proportionnée : 

Pour certains types d’emploi précis, l’offre d’emploi peut être expressément réservée à une femme ou à un homme (article R. 1142-1 du code du travail). Il en est ainsi lors d’un entretien pour un poste de comédien devant jouer un rôle d’homme ou de femme ou encore d’un mannequin ou de modèles devant présenter des vêtements.

Autre exemple : l’aptitude physique peut constituer une condition d’embauche au regard des fonctions à exercer pour le poste en question, et peut conduire à écarter légitimement des personnes pour un entretien selon leur handicap ou leur état de santé (s’il n’y a pas d’aménagement raisonnable possible des conditions d’exercice).

S’agissant de langues étrangères dont la maîtrise serait demandée aux candidats à un emploi, pour assurer l’entretien et éviter une discrimination fondée sur l’origine ou la nationalité des candidats, il convient d’utiliser des mentions objectives non équivoques renvoyant uniquement au niveau linguistique exigé de la part des candidats, telles que « bilingue », « parfaite maîtrise de la langue cible exigée » plutôt que d’exiger que la langue en question soit la langue maternelle. Il est tout à fait possible de faire passer un entretien en anglais, par exemple, si la maîtrise de cette langue est nécessaire pour réussir dans ce poste.

• lorsqu’elles sont prévues pour compenser des désavantages : 

Ces mesures volontaristes sont des pratiques d’embauche qui visent à favoriser l’emploi de certaines catégories de personnes sous-représentées. Elles ne constituent pas des discriminations au cours de l’entrevue d’embauche. Par exemple, certaines mesures d’action positive visant à favoriser l’égalité peuvent ainsi conduire à des aides à l’emploi (jeunes ou seniors). De même, concernant le lieu de résidence, certains contrats ciblent des personnes résidant dans certaines zones géographiques telles que les habitants des quartiers dits « prioritaires de la politique de la ville » (article L. 1133-5 du code du travail et article 225-3 du code pénal). S’agissant du sexe, les articles L. 1142-4 et L. 1142-5 du code du travail prévoient que des mesures temporaires d’action positive, justifiées par la situation de l’entreprise et visant à rétablir l’égalité des chances des femmes et des hommes, peuvent être autorisées par voie réglementaire ou prévues dans le cadre d’accords d’entreprise, plans d’action ou conventions de branche. 

Il en est de même pour les personnes en situation de handicap (relativement à l’obligation d’emploi de personnes en situation de handicap) : dans le cadre d’une politique volontariste, on peut choisir de surreprésenter les personnes en situation de handicap au sein du vivier de candidats et/ou d’accorder, à compétences comparables, une priorité d’embauche au candidat en situation de handicap. Si l’employeur peut communiquer sur sa politique inclusive en faveur des personnes en situation de handicap, notamment sur son offre d’emploi, la mention « poste réservé aux personnes en situation de handicap » est par exemple interdite (sauf voie d’accès spécifique pour le recrutement de contractuels dans la fonction publique).

Comment sécuriser un entretien d'embauche ?

 Afin d'inscrire le processus de recrutement dans les limites fixées par la loi, il est essentiel pour le DRH ou le chargé de recrutement de bien préparer son entretien. 

Comment préparer un entretien d'embauche ?

Organiser une entrevue ne s’improvise pas. Pour être certain que l'entretien d'embauche respecte le cadre légal, le recruteur doit chercher à évaluer les compétences et les qualités personnelles du candidat afin de s'assurer qu'elles correspondent au profil requis pour le poste à pourvoir.

Faire passer des entretiens nécessite donc une certaine préparation. CV, éventuellement lettre de motivation, offre d'emploi et fiche de poste sous les yeux, le recruteur peut s'appuyer de surcroît sur une grille d'entretien afin de ne rien omettre des informations à récolter. Il est possible par exemple de lister les bonnes questions à poser par thématiques : questions sur la motivation, sur les compétences, sur les expériences, sur la formation, et de pondérer les critères d'évaluation.

En outre, vous pouvez structurer tout ça sous forme de scorecard pour mieux cadrer la rencontre, vous assurer de plus d’objectivité dans l’analyse des candidats et mieux gérer les comparaisons entre les profils.

Ce type d'outils permet d'être prêt à prendre des notes le jour de l’entretien tout en étant attentif aux réponses apportées par les candidats, et de recueillir les informations indispensables et licites.

Quelques conseils pour trouver le candidat idéal

Le recruteur peut ainsi poser des questions en lien avec le parcours professionnel du candidat, son projet professionnel, son intérêt pour le poste, ses motivations, ses aptitudes à travailler en équipe, etc.

En parallèle, l'observation du langage corporel pendant l'entretien, l'importance de la communication non-verbale, donnent aussi une première impression sur le candidat, positive ou non, qui peut induire des biais cognitifs chez le recruteur. Mais face à un recruteur, le candidat peut être nerveux, même s’il s’est entraîné à passer un entretien. C'est pourquoi, l'évaluation des hard skills comme des soft skills pourra être objectivée par des tests de recrutement : test psychotechnique, test de personnalité, mise en situation en fonction du type de poste. Par exemple, tester le savoir-être d'un candidat contribue à éviter les a priori et les risques de discrimination.

La complémentarité des outils utilisés, les différents tests et entretiens et les questions posées de manière « encadrée » pendant cet entretien représentent une aide à la décision finale, tout en sécurisant le recrutement.

Évidemment, si vous choisissez d’avoir recours à des tests, faites-vous accompagner par des experts qui savent mener et interpréter ces tests. De même, rappelez-vous que sur un marché en tension, il est important de veiller à proposer une expérience candidat optimale. Cet exercice peut paraître stressant pour le candidat. Alors, concernant les tests qui demandent du temps et peuvent parfois déstabiliser certains candidats, n'oubliez pas d’en parler en avance, de bien présenter le cadre et de faire en sorte que le candidat puisse en tirer un enseignement, une expérience positive notamment en leur faisant un feedback après.

Quelles questions peuvent être posées lors de l'entretien avec le candidat ?

 Le Code du travail stipule que les questions pouvant être posées lors de l'entretien de recrutement doivent « présenter un lien direct et nécessaire avec l'emploi proposé ou avec l'évaluation des aptitudes professionnelles ». Quel que soit le type d’entretien, en visioconférence ou en face à face, mener un entretien de recrutement ne s'improvise pas et implique un échange strictement professionnel.

Voici les questions les plus fréquemment posées lors des entretiens de recrutement : 

• Que savez-vous de notre entreprise ?

Pour commencer l’entretien, cela permet de vérifier que le candidat est en adéquation avec les valeurs de la marque employeur et de comprendre ce qui le motive à postuler au sein de votre entreprise. Il s’agit d’un entretien de motivation. C'est également l'occasion de présenter votre organisation en détail et de donner bonne impression, sur un marché de l'emploi fortement concurrentiel.

• Pourquoi devrions-nous vous embaucher vous plutôt qu'un autre ?

Avec cette question, le recruteur cherche à vérifier la capacité du candidat à se démarquer, à se distinguer des autres candidats, à argumenter, à identifier ses points forts, surtout ceux qui lui paraissent pertinents pour occuper le poste à pourvoir. Ses réponses permettent aussi de se rendre compte de sa compréhension des attentes du poste.‍

• ‍Parlez-moi de vous

Il ne s'agit pas d'une des fameuses questions pièges posées aux candidats, mais d'une opportunité de leur offrir une forme libre pour se présenter lors de cette étape de l’entretien. Une façon de faire connaissance tout en testant l'aisance à l'oral d'une potentielle future recrue.

• Quels sont vos points forts ? Vos faiblesses ? (d'un point de vue professionnel)

Cela renseigne sur la manière de travailler, l'organisation du collaborateur, ses relations avec le management et la capacité à remettre en question ses pratiques. Le candidat doit répondre avec le plus de naturel possible.

• Vos principales qualités ? Vos défauts ? (Sous-entendu les traits de personnalité mobilisés dans un cadre professionnel).

Si cette question revient comme un leitmotiv, elle est intéressante dans la mesure où elle permet d'observer la façon dont le candidat parle de lui. C'est une manière de vérifier que le candidat a identifié les qualités requises pour le poste et qu'il est capable de créer des liens entre la manière dont il se perçoit et les prérequis pour le poste, tout en restant honnête.

• Citez une réussite / un échec rencontré(e) sur les précédents postes que vous avez occupés ?

Le recruteur cherche ici à analyser l'esprit critique d'un candidat, sa distanciation par rapport à sa pratique professionnelle et les moyens mis en œuvre pour réussir ou tirer des leçons de ses expériences professionnelles passées.

• Quelles sont vos attentes vis-à-vis du poste proposé ?

Cela aide à mieux connaître la personne et la façon dont elle se projette sur le poste et dans l'entreprise. Cela permet de vérifier sa bonne compréhension des missions à réaliser et si elle est en adéquation avec le profil attendu,

 Autres questions :

• Que pensez-vous du travail en équipe ?
• Qu'attendez-vous d'un bon manager ? Quelle est votre vision du management ?
• Quelles sont vos prétentions salariales ?
• Avez-vous des questions ?

Généralement, cette question signale la fin de l'entretien, qui est souvent réservée à un échange plus libre et permet d'aborder des points qui auraient été omis pendant l'entrevue.

En suivant ces conseils, vous mettez toutes les chances de votre côté pour réussir un entretien d'embauche. N’oubliez les remerciements et d’informer le candidat sur les éventuelles prochaines étapes.